Télésecrétariat

Vous êtes une profession libérale ou un réseau de franchisés, les sollicitations téléphoniques sont nombreuses. Confiez vos appels téléphoniques à Quantum Call

Présentation

Le service de télésecrétariat chez Quantum Call vous offre une solution complète et personnalisée pour répondre aux besoins de votre cabinet ou entreprise : En complément de votre secrétaire : Si votre secrétaire est débordée et que vous avez besoin d'un soutien supplémentaire en période de forte demande, notre service peut soulager votre équipe et maintenir un contact régulier avec vos patients et clients lorsque vous recevez des appels. De manière temporaire : Vous pouvez faire appel à notre service de télésecrétariat pour assurer la permanence de l'accueil téléphonique pendant les périodes de fermeture de votre cabinet ou entreprise, telles que les samedis, les congés, les vacances, etc. En solution intégrale : Nous proposons une solution de secrétariat externalisé complète, où nous accueillons les appels de vos patients, clients et prospects, transférons les appels vers vous, prenons des rendez-vous, et personnalisons notre permanence téléphonique en fonction de vos besoins spécifiques.

Avantage

Le service de télésecrétariat chez Quantum Call vous offre une solution complète et personnalisée pour répondre aux besoins de votre cabinet ou entreprise :

En complément de votre secrétaire : Si votre secrétaire est débordée et que vous avez besoin d'un soutien supplémentaire en période de forte demande, notre service peut soulager votre équipe et maintenir un contact régulier avec vos patients et clients lorsque vous recevez des appels.
De manière temporaire : Vous pouvez faire appel à notre service de télésecrétariat pour assurer la permanence de l'accueil téléphonique pendant les périodes de fermeture de votre cabinet ou entreprise, telles que les samedis, les congés, les vacances, etc.
En solution intégrale : Nous proposons une solution de secrétariat externalisé complète, où nous accueillons les appels de vos patients, clients et prospects, transférons les appels vers vous, prenons des rendez-vous, et personnalisons notre permanence téléphonique en fonction de vos besoins spécifiques.

Approche

L'approche de Quantum Call pour la gestion des permanences téléphoniques et le secrétariat téléphonique de nos clients (cabinets médicaux, juristes ou entreprises) repose sur une méthodologie bien établie :

Analyse des besoins : Nous entamons une première réunion avec nos clients pour bien comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Paramétrage du logiciel : Notre département informatique configure notre logiciel en fonction des critères et des procédures préalablement définis avec les clients.
Prise d'appels personnalisée : Nos télésecrétaires répondent aux appels au nom de votre cabinet ou entreprise, en personnalisant l'accueil.
Transfert d'appels : Les appels sont transférés vers vos collaborateurs conformément aux règles prédéfinies, garantissant une gestion efficace des communications.
Prise de messages en temps réel : Si vos collaborateurs sont occupés, nos télésecrétaires prennent des messages et les envoient en temps réel par e-mail et/ou SMS, pour que vous soyez informé instantanément.
Renseignements aux patients/clients/prospects : Nous fournissons des informations aux appelants sur le fonctionnement de votre cabinet ou entreprise, y compris les horaires et les indications pour s'y rendre.
Prise de rendez-vous : Nos télésecrétaires peuvent prendre des rendez-vous pour vous en utilisant des agendas partagés en ligne, simplifiant ainsi la gestion de votre emploi du temps.
Compte rendu en temps réel : À la réception de chaque appel, un compte rendu de la conversation est envoyé par e-mail en temps réel, pour que vous soyez au courant des échanges.
Gestion des appels urgents : Nos télésecrétaires sont formées pour qualifier l'urgence des appels. En cas d'urgence réelle, elles transfèrent l'appel à une télésecrétaire "régulatrice" qui gère l'appel conformément à vos procédures.

Cette approche méthodique nous permet d'assurer une permanence téléphonique de qualité, personnalisée et efficace pour nos clients.

Questions fréquentes

Quels services peuvent être assurés par un télésecrétariat ?

Voici cinq services qui peuvent être assurés par un secrétariat externalisé :

Gestion des appels téléphoniques : un secrétariat externalisé gère
des appels entrants et sortants de l'entreprise. Cela inclut la prise de
messages, la redirection des appels et la gestion des agendas.

Gestion de l'e-mail et de la correspondance : un secrétariat
téléphonique à distance peut également gérer la gestion de l'e-mail et de la correspondance de l'entreprise et agit en tant qu'interface entre l'entreprise et ses clients.

Support administratif : il fournit un soutien administratif aux
entreprises en effectuant des tâches telles que la préparation de
documents, la saisie de données, etc.

Service clientèle : un secrétariat externalisé peut fournir un
service clientèle en répondant aux questions courantes des clients, en
fournissant des informations sur les produits de l'entreprise, etc.

Quels sont les outils et les technologies utilisés par un télésecrétariat ?

Voici cinq outils et technologies couramment utilisés par un télésecrétariat :

Solution de gestion des appels : c'est un système spécialement conçu pour la gestion des appels téléphoniques et les rediriger vers les bonnes personnes ou services Il permet aussi de fournir des rapports
détaillés sur l'activité des appels.

Logiciel de gestion de l'e-mail : les secrétariat externalisés utilisent souvent des logiciels de gestion de l'e-mail pour gérer efficacement la correspondance électronique de l'entreprise.

Outils de communication en temps réel : les secrétariats externalisés utilisent des outils de communication en temps réel tels que les messageries instantanées, les chatbots ou les systèmes de chat
en direct pour interagir avec les clients, les membres de l'équipe.

Système de gestion des rendez-vous : les secrétariats téléphoniques
utilisent des systèmes de gestion des rendez-vous pour planifier,
organiser et gérer les rendez-vous

CRM (Customer Relationship Management) : les secrétariat
téléphonique à distance utilisent souvent des systèmes CRM pour gérer les informations et les interactions avec les clients.

Quels sont les types d'entreprises ou de professionnels qui peuvent bénéficier d'un télésecrétariat ?

Voici cinq types d'entreprises ou de professionnels qui peuvent bénéficier d'un télésecrétariat :

TPE et startups : les TPE et les startups peuvent bénéficier d'un
secrétariat téléphonique à distance pour gérer leurs appels téléphoniques, leurs e-mails et leurs tâches administratives sans avoir à
embaucher du personnel supplémentaire.

Professionnels indépendants : les professionnels indépendants tels
que les consultants, les avocats, les médecins ou les freelancers
peuvent externaliser leurs tâches administratives à un télésecrétariat.
Cela leur permet de se consacrer davantage à leurs activités principales tout en ayant l'assurance que leurs appels, leurs e-mails et leur gestion de rendez-vous sont pris en charge de manière professionnelle.

Cabinets médicaux ou paramédicaux : tels que les médecins, les
dentistes, les kinésithérapeutes, peuvent bénéficier d'un secretariat
telephonique. Cela contribue à une meilleure organisation et à une
meilleure expérience pour les patients.

Entreprises en croissance rapide : les entreprises en croissance
rapide peuvent faire face à une augmentation soudaine des appels et des demandes. Un secrétariat externalisé peut les aider à gérer efficacement cet afflux de communication.

Entreprises ayant des besoins saisonniers : les entreprises ayant
des cycles d'activité saisonniers peuvent bénéficier d'un secrétariat
externalisé pour gérer les pics d'appels ou les demandes pendant les périodes chargées.

Quels sont les critères à prendre en compte pour évaluer la qualité d'un service de télésecrétariat?

Voici cinq critères à prendre en compte pour évaluer la qualité d'un service de télésecrétariat :

Professionnalisme et compétence : Un bon service de télésecrétariat
doit être composé de professionnels compétents et bien formés.

Réactivité et disponibilité : un secrétariat téléphonique de qualité
se doit d'être réactif et disponible. Cela signifie qu'il doit répondre
rapidement aux appels, aux e-mails ou aux demandes des clients.

Adaptabilité et flexibilité : un secrétariat externalisé doit être
capable de s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou
professionnel. Cela peut inclure des horaires de travail spécifiques,
des scripts ou des protocoles spécifiques à suivre.

Confidentialité et sécurité des données : la confidentialité et la
sécurité des données sont primordiales dans un service de secrétariat externalisé. Ils doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations sensibles des clients.

Feedback et suivi de la satisfaction client : Un service de télésecrétariat de qualité met en place des mécanismes de feedback et de suivi de la satisfaction client par le biais d'enquêtes de satisfaction
par téléphone, par exemple.