Recouvrement de créances

Les impayés et les délais de paiement :

Les principales causes des faillites des entreprises !

Présentation

Le recouvrement de créances clients par téléphone est essentiel pour garantir la stabilité financière de votre entreprise. Cependant, cette tâche peut s'avérer complexe, surtout lorsque vos clients rencontrent des difficultés financières imprévues. Il est donc crucial de confier cette mission à des professionnels du recouvrement pour optimiser votre trésorerie tout en maintenant une relation saine avec vos clients. Quantum Call, fort de plusieurs années d'expérience, se spécialise dans la gestion de campagnes de recouvrement de factures impayées par téléphone. Notre expertise nous permet d'optimiser la trésorerie de nos clients tout en leur permettant de se concentrer sur leur activité principale, sans se soucier des paiements en souffrance. Nos processus sont bien établis, et nos agents de recouvrement sont compétents pour traiter avec des clients réticents et les convaincre de régler leurs factures. En choisissant Quantum Call pour gérer le recouvrement de vos créances, vous bénéficierez d'une gestion plus efficace de votre entreprise tout en maintenant une trésorerie stable.

Avantage

Le recouvrement de créances clients par téléphone offre plusieurs avantages significatifs, dont voici les principales valeurs ajoutées de Quantum Call :

Accélération du règlement des créances : Plus de 80% des créances se règlent grâce à des relances téléphoniques, ce qui permet de réduire les délais de paiement et d'optimiser votre trésorerie ainsi que votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
Expertise dans le recouvrement des créances : Forte de plusieurs années d'expérience, Quantum Call dispose d'agents de recouvrement expérimentés, capables de négocier efficacement avec les débiteurs par téléphone.
Recouvrement rapide par la négociation à l'amiable : L'objectif de Quantum Call est de recouvrer les créances par le biais de négociations amiables, évitant ainsi les procédures judiciaires longues et coûteuses.
Maintien d'une relation commerciale saine avec les débiteurs : Grâce à son expérience,Quantum Call sait évaluer le niveau de pression à exercer sur les débiteurs tout en maintenant une relation commerciale positive. Des solutions telles que des plans d'étalement de paiement sont proposées aux débiteurs en difficulté de trésorerie.
Réduction des coûts liés aux relances téléphoniques : En confiant le recouvrement à Quantum Call, vous libérez vos collaborateurs des tâches chronophages et énergivores associées aux relances téléphoniques. Les équipes de Quantum Call sont des experts dans ce domaine, ce qui permet de réduire vos coûts tout en améliorant votre trésorerie.
Système d'information adapté au recouvrement des créances : Quantum Call a investi dans un système d'information avancé, offrant une visibilité complète sur chaque compte de créance, une intégration des informations financières, un suivi en temps réel des créances clients, la gestion des promesses de règlement, ainsi qu'un tableau de bord personnalisable.

En choisissant Quantum Call pour le recouvrement de vos créances clients, vous bénéficierez de ces avantages pour optimiser votre trésorerie et maintenir des relations positives avec vos débiteurs.

Approche

L'approche de Quantum Call pour le recouvrement de vos factures impayées se déroule en plusieurs étapes structurées :

Collecte d'informations complètes sur vos clients : Vous fournissez à Quantum Call vos factures ainsi que toutes les informations pertinentes concernant vos débiteurs.
Intégration des données dans notre système d'information : Notre équipe informatique intègre ces données dans notre système, permettant à nos agents de recouvrement d'avoir une visibilité complète sur la situation de vos débiteurs.
Prise de contact avec vos débiteurs : Un de nos chargés de recouvrement de crédit contacte vos débiteurs en votre nom par téléphone.
Identification des raisons du retard de paiement : Nos chargés de recouvrement de dettes discutent avec vos débiteurs pour comprendre les raisons du retard de paiement, qu'il s'agisse de problèmes liés à la facturation, de retards de livraison, de difficultés de trésorerie, d'oubli ou de toute autre explication.
Négociation avec vos débiteurs : Nos chargés de recouvrement négocient avec vos débiteurs pour trouver des solutions rapides pour régler les impayés, y compris la proposition de plans d'étalement des paiements si nécessaire.
Documentation de la conversation téléphonique : Après chaque conversation, nos agents de recouvrement enregistrent tous les détails pertinents de l'échange dans notre système, ce qui leur permet de se rappeler des informations clés pour les futures discussions.
Récapitulatif par email : Une fois la négociation réussie, nos agents de recouvrement envoient un email récapitulatif précis aux débiteurs. Ils vérifient également toutes les coordonnées des débiteurs pour assurer la possibilité de futurs contacts.
Partage d'informations avec nos clients : Notre équipe administrative centralise toutes les informations et les fournit à nos clients pour leur permettre de suivre l'évolution de leurs dossiers.

En choisissant Quantum Call pour le recouvrement de vos factures impayées, vous bénéficierez d'un processus rationalisé et amélioré, réduisant les créances impayées et optimisant votre trésorerie.

Questions fréquentes

Quels sont les différents outils et méthodes utilisés dans le recouvrement de créances ?

De manière non formelle, voici une hiérarchie des moyens de communication allant des plus agréables aux plus urgents pressants.

Le recouvrement de créances par téléphone: il est recommandé de
commencer par le recouvrement téléphonique. Le téléphone demeure le moyen le plus efficace pour le recouvrement des créances clients, car il permet généralement de résoudre de nombreux malentendus.

L’e-mail : relancez par courriel à quelques jours d’intervalle par
rapport à la première relance. L’email est un outil de recouvrement des
impayés moins agressif qu’une lettre recommandée. Il est essentiel de
soigner son contenu Conservez une copie de l'e-mail et demandez un
accusé de réception, en cas de recours juridique.

Lettres de relance recouvrement: si l’email reste sans réponse, envoyez une lettre ordinaire, puis, l'envoi de trois lettres recommandées, à intervalles d'une semaine.

Société recouvrement impayés: si vous n'avez toujours pas de
nouvelles, faîtes appel à des experts en recouvrement pour vous aider.
Ils prendront en charge le recouvrement de vos factures impayées et vous fourniront des rapports détaillés sur les performances du processus de
recouvrement.

Comment gérer les clients en situation d'impayé de manière professionnelle et respectueuse ?

Voici quelques conseils pour le recouvrement des créances clients de manière adéquate :

Communication proactive et directe : initiez le processus par le
recouvrement téléphonique. C’est le canal le plus efficace pour dissiper
d’éventuels quiproquos et comprendre les causes des retards de paiement. Soyez proactif et appelez le client dès que le paiement
devient en retard.

Écoute active : écoutez attentivement le client ainsi que ses
préoccupations et ses explications concernant le retard de paiement.
Soyez empathique et montrez que vous comprenez sa situation tout en
rappelant l'importance du paiement.

Maintenir le professionnalisme : évitez les échanges émotionnels,
ils nuisent aux relations commerciales. Restez courtois, professionnels et objectifs dans toutes vos interactions.

Proposer des solutions de paiement alternatives : si le client rencontre des difficultés financières, proposez des solutions de paiement alternatives telles que des plans d'étalement des paiements ou
des arrangements adaptés à sa situation.

Recours à des professionnels du recouvrement si nécessaire : si
malgré vos efforts, le client ne coopère pas, envisagez de faire appel à une société de recouvrement impayés.

Comment établir une politique de recouvrement de créances efficace ?

Voici les étapes clés pour établir une procédure de recouvrement d’impayés efficace:

Définir des conditions de paiement claires : Établissez des CGV
précises et faciles à comprendre. Cela peut inclure des délais de
paiement, des méthodes de paiement acceptées et des pénalités en cas de retard.

Communiquez efficacement : assurez-vous de communiquer régulièrement avec vos clients concernant les créances impayées. Anticipez et envoyez des rappels de paiement avant la date d'échéance et effectuez des relances en cas de retard.

Utilisez des outils de suivi : utilisez un logiciel de gestion de créances ou un système de suivi pour garder une trace des paiements reçus et des paiements en retard.

Faites preuve d'assertivité : gardez toujours une attitude professionnelle, mais soyez ferme quant à l'exigence du paiement. Restez courtois et respectueux tout en affirmant clairement votre position.

Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour un recouvrement de créances réussi ?

Voici 7 bonnes pratiques pour limiter les créances impayées:

Appréciez la santé financière de vos clients avant de conclure un contrat.

Assurez-vous que les documents importants (contrat, CGV, etc.) soient dûment signés.

Sensibilisez vos clients sur l'importance du respect des échéances en leur communiquant clairement (et subtilement) les conséquences, tels que les intérêts de retard.

Faites prendre conscience à vos équipes que des clients satisfaits
sont des clients qui règlent leurs factures dans les délais impartis.

Munissez vos équipes de moyens modernes comme des logiciels de
recouvrement et des outils de mise en relation et de recouvrement
téléphonique innovants. Ils contribuent favorablement à l'efficacité de vos opérations de relance recouvrement.

Externaliser vos opérations de recouvrement de créances. Les
sociétés de recouvrement disposent d’équipes spécialisées avec des
compétences nécessaires ainsi que des plateformes et des processus
technologiques qui simplifient le recouvrement de dettes.