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Gestion événementiel et relance d’invitations professionnels

Un taux de participants qualifiés dépassant les 90%

Présentation

La relance téléphonique d'invitations à des événements est essentielle pour garantir le succès de vos manifestations professionnelles. Le téléphone offre une communication directe avec vos invités, fournissant des informations immédiates et précises, contrairement aux e-mails ou aux envois postaux. En cas de refus, nos téléprospecteurs sont aptes à persuader les invités de participer à vos événements, tels que des conférences, des petits-déjeuners d'entreprise, des journées portes ouvertes, des séminaires, des webinaires, des road-shows, des soirées privées, des cocktails, des dégustations, etc. De plus, en comprenant les raisons des désistements, nous pouvons inviter ces participants à d'autres événements ou organiser des rendez-vous commerciaux avec eux, améliorant ainsi le retour sur investissement de vos manifestations.

Avantage

Confier vos relances téléphoniques d'invitations à des événements professionnels à QuantumCall présente de nombreux avantages, notamment :

  1. Augmentation du nombre de participants qualifiés à vos événements : Notre objectif est de non seulement augmenter la participation à vos événements, mais également de nous assurer que les participants répondent à vos critères de sélection.
  2. Expertise dans la gestion des événements : QuantumCall optimise la gestion des événements de ses clients grâce à son expérience en relances téléphoniques depuis 2008.
  3. Téléprospecteurs expérimentés : Nos collaborateurs suscitent l'intérêt des prospects pour vos événements, contactent les décideurs, les écoutent attentivement et les persuadent de participer.
  4. Processus de confirmation éprouvé : Notre processus de confirmation et de qualification des invités est solide. Nous utilisons plusieurs canaux de confirmation, y compris le téléphone, le courrier électronique, les réseaux sociaux, le chat en direct et les SMS.
  5. Qualification de la base de données : Nos téléprospecteurs recueillent des informations pertinentes lors des contacts avec vos prospects, ce qui vous permet de mieux comprendre votre public et de mettre à jour votre base de données.
  6. Système d'information dédié à la gestion des événements : Notre système d'information est spécialement conçu pour la gestion des événements et des relances téléphoniques. Toutes les informations collectées sont enregistrées pour une visibilité complète lors des relances ultérieures.
  7. Rapports détaillés : Notre outil de reporting en ligne permet à nos clients de suivre en temps réel les métriques de leurs campagnes, y compris le nombre de participants confirmés, les informations sur les participants, les désistements et leurs raisons, entre autres.

Approche

Notre approche pour une relance téléphonique d'invitations réussie à des événements professionnels repose sur une méthodologie éprouvée, voici comment nous procédons :

  1. Définition du contexte et des objectifs : Après avoir compris le contexte et les objectifs de votre campagne de relance, nous collaborons avec vous pour définir la cible et les bases de données à utiliser.
  2. Formation et préparation : Nos coachs forment nos téléprospecteurs sur vos produits et services pour qu'ils soient parfaitement informés.
  3. Script et objections : Notre équipe marketing rédige un script détaillé, y compris les réponses aux objections fréquentes, pour garantir des interactions efficaces.
  4. Intégration des données : Notre équipe IT intègre les bases de données dans notre système d'information et configure les reportings pour une personnalisation optimale.
  5. Processus de confirmation : Notre département qualité établit le processus de confirmation et les critères de sélection en étroite collaboration avec vous.
  6. Lancement de la campagne : Nos téléprospecteurs identifient les décisionnaires, mettent à jour les bases de données, convainquent les invités de participer et envoient des informations par e-mail.
  7. Relances multiples : Nos confirmateurs effectuent des relances à J-14, J-7, J-3 et J-1, en utilisant principalement le téléphone, ainsi que des e-mails et des SMS pour confirmer la participation. Les détails de l'événement sont également communiqués.
  8. Rapports réguliers : Nous vous fournissons des rapports qualitatifs et quantitatifs tout au long de la campagne, y compris des informations sur le nombre de participants confirmés, les détails des participants, les désistements et les raisons de ceux-ci.
  9. Gestion des désistements : Pour les participants qui se désistent, nous les invitons à d'autres événements ou organisons des rendez-vous avec vos commerciaux.
  10. Suivi post-événement : Après l'événement, nos téléprospecteurs contactent à nouveau vos invités pour recueillir leurs commentaires, identifier leurs projets et leur présenter vos futurs événements.

Questions fréquentes

Quels sont les critères et les indicateurs pour mesurer la réussite d’un événement ?

Pour mesurer le succès d'un événement, voici les principales métriques à suivre :

  1. Taux de participation réelle (check-in) : Mesure le nombre de participants effectifs par rapport aux inscrits.
  2. Net Promoter Score (NPS) : Évalue la propension des participants à recommander votre événement à d'autres.
  3. Interactions au sein de la communauté : Mesure le nombre de membres actifs et les interactions au sein de la communauté de l'événement, reflétant l'engagement des participants.
  4. Mentions sur les réseaux sociaux : En utilisant un hashtag dédié, suivez le nombre de mentions de l'événement sur les réseaux sociaux, ainsi que l'évolution des abonnés et des mentions sur les comptes sociaux de votre entreprise avant et après l'événement.
  5. Utilisation d'outils d'optimisation : Les experts en relance d'invitations utilisent des outils pour déterminer les canaux de communication les plus efficaces et le nombre optimal de relances, contribuant ainsi à maximiser la participation et le succès futur des événements.

Comment calculer le taux de satisfaction d’un événement ?

Vous pouvez utiliser le téléphone et le CSAT (Customer Satisfaction Score) de la manière suivante :

Le téléphone : vous pouvez engager un Call Center pour mener un
questionnaire auprès des participants de l'événement et recueillir des
informations détaillées sur leur satisfaction.

Le CSAT : c’est un indicateur pour mesurer la satisfaction des
clients. Pour le calculer, vous pouvez utiliser l'échelle de Likert
comprenant des options telles que "Pas du tout satisfait", "Peu
satisfait", "Neutre", "Satisfait" ou "Très satisfait".

Pour calculer le CSAT : CSAT = (Somme des réponses "Satisfait" + "Très satisfait") / (Nombre de réponses total) x 100.

Cette approche vous permet d'obtenir un score quantitatif de
satisfaction pour évaluer l'opinion globale des participants à votre
événement. Cela vous permettra d'évaluer l'efficacité de votre événement
et d'identifier les domaines à améliorer lors de vos prochaines
relances d'invitation. Vous pourrez ainsi optimiser vos stratégies de
communication.

Comment augmenter votre taux de participation lors d’un événement ?

Voici quelques stratégies pour augmenter votre taux de participation lors d'un événement :

Créez un contenu attrayant : Assurez-vous que votre événement
propose un contenu pertinent pour votre public cible. Mettez en avant
les moments forts de la programmation dans votre communication ainsi que
les bénéfices de participer.

Facilitez l'inscription et la participation : simplifiez le
processus d'inscription en utilisant des plateformes en ligne
conviviales et en fournissant des informations claires sur la manière de
participer.

Choisissez une localisation stratégique: pour les événements
physiques, simplifiez la vie des participants en choisissant un
emplacement bien desservi et relié aux principaux moyens de transport.

Collaborez avec des experts dans la relance d'invitations
d'événements. Ils disposent de méthodes éprouvées pour relancer
efficacement votre public cible via divers canaux de communication tels
que l'e-mail, les réseaux sociaux et le téléphone. Leur expertise leur
permet d'inciter les participants cibles à s'inscrire et à participer.

Inviter des leaders d'opinion: l’intervention de ces personnalités,
reconnues pour leur expertise, peut considérablement accroître le taux
de participation.

Quelles sont les solutions pour éviter le phénomène de no-show sur vos évènements?

La gestion des no-show et la qualification des inscrits sont des défis majeurs pour les organisateurs d'événements.
La relance téléphonique des invitations se révèle être le meilleur
remède contre les désistements des inscrits et permet une meilleure
qualification de ces derniers.
Une fois que vous avez créé un contenu attrayant pour votre public
cible, il est essentiel de mettre en place un processus de relance
d’invitations efficace pour garantir le succès de vos événements, qu'ils
soient virtuels ou physiques
Il existe des professionnels de la relance d'invitations qui peuvent
réduire considérablement votre taux de No-Show et vous garantir des
invités hautement qualifiés. Ils possèdent les outils informatiques, les ressources humaines et le savoir-faire nécessaires pour filtrer les
inscrits non ciblés et inciter les personnes ciblées à participer à
l'événement.